Старые учетные и действующие учетные номера

Под понятием «учетная книга» (книга поступлений или инвентарь) подразумевается либо один еще неоконченный том № 1, либо несколько томов, в которых музейные предметы записаны последовательно по порядку номеров, соответствующих числам натурального ряда, без пропусков и дублирования, таким образом, что в каждом последующем томе продолжается нумерация предыдущего.

В практике старых музеев нередки случаи, когда к настоящему времени в музее скапливается большое количество не закрытых, т.е. действующих учетных книг и других документов, в которые вносились поступления разных лет. Записи предметов в таких старых документах носят, обычно, отрывочный характер, поскольку производились разными авторами с различной степенью подробности и уровнем профессионализма. Записи в разных книгах, как правило, частично дублируют друг друга, и из-за этого один и тот же предмет оказывается записанным в разные годы в разные книги, по каждой из которых он имеет свой учетный номер. Однако, действующим документом (книгой поступлений основного фонда или инвентарем данной коллекции) может быть только одна книга, а действующим учетным номером будет считаться тот номер предмета, под которым этот предмет записан именно в этой книге. Номера в остальных книгах являются старыми учетными номерами и обязательно фиксируются в легенде музейных предметов, являясь отражением их истории. Количество старых учетных номеров одного музейного предмета может доходить до 5–6.

Старые книги, использовавшиеся ранее как учетные, должны быть закрыты (погашены). Закрытие старых учетных книг производится по разрешению федерального органа управления в сфере культуры, осуществляющего управление Музейным фондом Российской Федерации.

Операция по замене учетных книг имеет многоступенчатый характер и состоит из следующих этапов:

1. На заседании ЭФЗК музея принимается решение о необходимости замены старой учетной книги, пришедшей, например, в ветхое состояние, путем её переписки.

2. В федеральный орган управления в сфере культуры направляется протокол заседания ЭФЗК музея и письмо органа управления культуры субъекта федерации или федерального ведомства, в ведении которого находится музей, с просьбой о разрешении произвести переписку книги. Просьба должна быть аргументирована, содержать подробное описание книги (даты записей, интервал записанных номеров, количество действующих и списанных номеров и т.д.), а также порядок проведения её переписки.

3. После получения разрешения начинается переписка старой книги. При переписке в новую книгу вносятся все ранее сделанные исправления и указания на ранее списанные предметы. Таким образом, сохраняется старая нумерация, что позволяет избежать сложной перенумерации музейных предметов. На время переписки действующим учетным документом остается старая книга.

4. В определенное время, указанное точной датой, записи в старой книге прекращаются, в ней делается последняя заверительная запись и оформляется акт погашения книги. Этот акт музей направляет на утверждение в Федеральное агентство по культуре и кинематографии. Новая книга вступает в действие, начиная с даты утверждения акта.

Методические рекомендации: УЧЕТ И ПРОВЕРКА НАЛИЧИЯ МУЗЕЙНЫХ ЦЕННОСТЕЙ

Автор статьи: Л.Л. Брюшкова