Изготовление и заполнение книг учета музейных ценностей

Изготовление учетных книг (книг поступлений и инвентарных книг) состоит из двух этапов: печать листов книги и переплетение отпечатанных листов.

Заказы на печатание листов учетных книг принимают типографии. Музею при этом нужно представить макет разграфки листов и наименования столбцов книги, а также обеспечить высокое качество бумаги, на которой будут печататься листы. Рекомендуется делать листы складывающимися «в книжку», чтобы в дальнейшем их можно было прошить.

Заказы на изготовление (переплет) учетных книг принимают все переплетные мастерские. В целях долговечности рекомендуется музейные книги учета делать шитыми, но не клееными, когда листы книги подбираются (брошюруются) в тетради, которые затем соединяются (сшиваются) в целую книгу.

Иногда переплетная мастерская берет на себя и печатание листов в типографии. Обложки учетных книг должны быть жесткими и максимально долговечными. Переплетная мастерская должна также произвести сквозной прошив каждой книги шнуром, концы которого выводятся в конец книги и заклеиваются небольшим листом бумаги.

В изготовленной таким образом учетной книге сотрудники музея нумеруют листы (но не страницы!), прошитые шнуром, и заполняют титульный лист, на котором указывается название музея, название книги, номер тома, даты первой и последней (после заполнения книги) записей, начальный и последний (после заполнения книги) номера записанных в эту книгу музейных предметов.

В конце книги, на верхней части той страницы, куда выведены концы шнура, делается следующая примерная надпись: «В настоящей Книге поступлений основного фонда (том 5) пронумеровано, прошнуровано и опечатано 202 (двести два) листа». Затем следуют подписи директора музея и главного хранителя, которые заверяются печатью музея.

В нижней части этой же страницы на листе, которым заклеены концы шнура, после слова «Утверждаю» расписывается руководитель органа управления в сфере культуры, в ведении которого находится данный музей, и ставится печать этого органа управления.

При заполнении книги необходимо соблюдать следующие правила:

— нельзя делать пропуски и оставлять пустые места между словами или предложениями в одной и той же записи; — в случае повторения информации нельзя делать прочерки, а следует повторить предыдущую запись;

— нельзя оставлять незаполненными никакие графы, а в случае отсутствия информации следует писать «неизвестно», «информация отсутствует» или «информация не найдена»;

— исправления должны вносится красными чернилами так, чтобы старые записи читались, и подтверждаться подписью главного хранителя и печатью музея.

Методические рекомендации: УЧЕТ И ПРОВЕРКА НАЛИЧИЯ МУЗЕЙНЫХ ЦЕННОСТЕЙ

Автор статьи: Л.Л. Брюшкова