Музейный учет – это не сумма формальных правил, которые сотрудники отдела фондов должны запомнить и исполнять. Музейный учет или «музейная бухгалтерия» – это система методических положений и документов, элементы которой необходимы, достаточны и связаны между собой таким образом, что изменение одного параметра ведет к изменению другого, как в точных науках. И как во всякой науке, элементы и параметры этой системы можно анализировать, просчитывать и предугадывать.

Основой любого перечисления предметов является натуральный ряд чисел – гениальное изобретение человечества, стоящее в одном ряду с изобретением колеса. Натуральный ряд чисел позволяет избегать как пропуска номеров, так и их дублирования. Именно на этом свойстве построены системы учета не только музейных, но и любых других ценностей.

В настоящее время в музеях России действует система учета музейных ценностей, которая представляет собой комплекс документов (актов, описей, книг, журналов и т.п.), связанных в единую систему структурой фондов, а также взаимными ссылками, что обеспечивает гарантию полной сохранности внесенной информации.

Указанная государственная система учета музейных ценностей позволяет:

• легко совершать операции с фондами разных музеев, например, сливать фонды при организации музейных объединений или выделять часть фондов при образовании филиалов музеев, а также проводить работы по включению музейных собраний в Музейный фонд Российской Федерации;
• осуществлять контроль за работой музеев, сопоставлять и анализировать результаты музейной деятельности и на этой основе вырабатывать критерии оценок фондовой работы;
• используя единую терминологию, помогает работникам музеев различных профилей лучше и легче понимать друг друга.

Сущность государственной системы учета изложена в Инструкции, но каждый музей разрабатывает внутримузейную Инструкцию по учету и хранению своих фондов, учитывая особенности истории своего музея, его традиций, состава собрания, степени научной и учетной обработки фондов. Однако, пять основных положений остаются неизменными для всех музеев:

• выделение основного фонда;
• наличие прошитых и опечатанных книг поступлений и инвентарных книг с пронумерованными страницами;
• регистрация поступлений и любых перемещений музейных предметов с помощью актов и книг регистрации актов;
• наличие ответственных хранителей;
• наличие экспертной фондово-закупочной комиссии, результата проведения независимой оценки предметов.

Использование этой системы законодательно предусмотрено во всех музеях Российской Федерации вне зависимости от ведомственного подчинения музея. Её использование:

• обеспечивает юридическую защиту музейных фондов и информации о музейных предметах;
• позволяет в любое время знать, какие материалы хранит музей, в каком количестве, где они помещаются и кто за них несет ответственность;
• исключает внесение в учетные документы ложной информации и помогает в случае надобности восстановить утраченную информацию.

Департамент независимой оценки музейных ценностей. К Вашим услугам специалисты с опытом оценки более 10 лет.

Стратегический партнер журнала "Мир Музея".

Звоните: (495) 636-28-62

Методические рекомендации: УЧЕТ И ПРОВЕРКА НАЛИЧИЯ МУЗЕЙНЫХ ЦЕННОСТЕЙ

Автор статьи: Л.Л. Брюшкова

В пакет документов на включение коллекций в Музейный фонд Российской Федерации входят:

1) заявление: — от директора музея (для музеев Федерального подчинения), — от руководителя федерального ведомства (для ведомственных музеев), — от руководителя органа управления субъектов РФ в области культуры (для государственных и муниципальных музеев), — от владельца коллекцией (для частного лица);

2) протокол ЭФЗК музея;

3) опись культурных ценностей (на бумажном и электронном носителях);

4) экспертное заключение об историко-культурной ценности коллекции, результат проведения независимой оценки стоимости (для физических и юридических лиц – владельцев коллекции);

5) копии устава и свидетельства о государственной регистрации (для юридических лиц);

6) документы, подтверждающие права собственности (для физических лиц).

Фонды муниципальных музеев, история которых берет свое начало до 1996 года, относятся к разным формам собственности. Поэтому та часть фондов муниципальных музеев, которая сложилась до 1 января 1997 года, а также все предметы, приобретенные на государственные средства, являются государственной собственностью и передается в государственную часть Музейного фонда РФ. Музейные предметы, укомплектованные после 1 января 1997 года, являются муниципальной собственностью и передаются в негосударственную часть Музейного фонда РФ.

В этом случае муниципальный музей готовит два пакета документов.

Методические рекомендации: УЧЕТ И ПРОВЕРКА НАЛИЧИЯ МУЗЕЙНЫХ ЦЕННОСТЕЙ

Автор статьи: Л.Л. Брюшкова

До временного рубежа 31.12.96 – 01.01.97 на территории бывшей РСФСР существовала одна форма собственности на музейные фонды – государственная. Частная собственность распространялась только на личные коллекции.

После 1 января 1997 г. появились новые виды собственников: субъекты Российской Федерации, муниципальные образования, корпоративные предприятия и другие (табл. 1).

В соответствии с Законом правоприемником РСФСР (как собственника её музейных коллекций) стала Российская Федерация, т.е. все музейные фонды, укомплектованные до 1 января 1997 года, стали общефедеральной собственностью. Но, поскольку часть этих фондов продолжала храниться в музеях, получивших статусы республиканских, краевых, областных, муниципальных и т.д., необходимо было эту часть музейных фондов (общефедеральную собственность) передать этим музеям в безвозмездное пользование.

Для этого в соответствии с приказом Минкультуры РФ от 28.07.2000 № 471 (см. также письмо МК РФ от 27.01.03. № 6-01-16 / 25 и приказ Федерального агентства по культуре и кинематографии от 10.11.04 г. № 151) составляется «Договор о передаче музейных предметов и музейных коллекций, входящих в состав государственной части Музейного фонда Российской Федерации и являющихся федеральной собственностью, в безвозмездное пользование». Договор является трехсторонним и заключается между: 1) федеральным органом управления в сфере культуры, 2) местным органом управления культурой (учредителем музея) и 3) музеем. Для ведомственных музеев, являющихся структурными подразделениями учреждений, договаривающимися сторонами будут: 1) федеральный орган управления в сфере культуры, 2) орган управления данным ведомством (например, Президиум РАН, Министерство природных ресурсов и т.п.), 3) дирекция учреждения. Для музеев, находящихся в ведении субъектов Российской Федерации, договор является бессрочным, а для муниципальных музеев заключается на срок не менее 10 лет.

Подсчет и независимая оценка предметов, накопленных музеем до 1997 г. и подлежащих передаче, проводится отдельно по каждому тому книги поступлений. Вначале подсчитывается количество всех записанных в данный том предметов, а затем вычитается количество предметов, списанных по документам – разрешениям Минкультуры РФ (приказам и ордерам). Полученные данные по всем томам книги поступлений суммируются и оформляются в виде приложения к договору.

Предметы, поступившие в фонды музея за счет федеральных средств после 01.01.97, также являются федеральной собственностью и также подлежат независимой оценке и передаче. В соответствующем приложении к договору они перечисляются попредметно с краткими описаниями и каталожными данными по каждому предмету.

Методические рекомендации: УЧЕТ И ПРОВЕРКА НАЛИЧИЯ МУЗЕЙНЫХ ЦЕННОСТЕЙ

Автор статьи: Л.Л. Брюшкова

Основой всех нормативно-правовых документов, регулирующих организацию учета, хранения и перемещения музейных предметов, являются федеральный закон «О Музейном фонде Российской Федерации и музеях в Российской Федерации» от 26.05.96 № 54 (далее Закон), «Положения о Музейном фонде Российской Федерации, о Государственном каталоге Музейного фонда Российской Федерации, о лицензировании деятельности музеев в Российской Федерации», утвержденное постановлением Правительства РФ от 12.02.98 № 179 (далее Положение), а также «Инструкция по учету и хранению музейных ценностей, находящихся в государственных музеях СССР», утвержденная приказом Министерства культуры СССР № 290 от 17.07.85 (далее Инструкция).

Важнейшим положением Закона является определение музея как «учреждения», т.е. самостоятельного юридического лица, имеющего организационно-правовой статус, утвержденное название, Устав учреждения, регистрационное удостоверение и самостоятельную печать. В связи с этим становятся юридически несостоятельными ранее принятые и широко использующиеся определения «общественный музей», «школьный музей». В данном случае будут точнее такие определения, как, например, «коллекция документов, собранная школой № ...» или «геологические коллекции отдела региональной геологии (такого-то) научно – исследовательского института».

Музейные предметы, включенные в учетную документацию музея, формируют Музейный фонд Российской Федерации, который состоит из государственной и негосударственной частей. В государственную часть Музейного фонда включаются музейные предметы, являющиеся общефедеральной собственностью и собственностью субъектов Российской Федерации, а также та федеральная собственность, которая скомплектована до 1997 г. и хранится в муниципальных музеях. В государственную часть Музейного фонда включаются также коллекции, собранные государственными учреждениями различных ведомств за все время их существования.

В негосударственную часть Музейного фонда Российской Федерации включаются музейные предметы, являющиеся муниципальной и частной (личной или корпоративной) собственностью (табл. 1).

Управление Музейным фондом Российской Федерации возложено на федеральный орган управления в сфере культуры. Только он может принимать решения о передаче предметов из музея в музей в постоянное пользование или об исключении предметов и коллекций из состава Музейного фонда. Изъятие предметов из Музейного фонда Российской Федерации возможно лишь в четырех случаях: 1) утрата или разрушение музейного предмета, принимая во внимание невозможность его реставрирования; 2) обмен с частным коллекционером на другие музейные предметы; 3) ошибочность включения музейного предмета в основной фонд; 4) судебное решение, вступившее в силу. Из нормативно-правовых материалов, вышедших в последние годы, в музейной практике используются документы, регулирующие:

— взаимоотношения музеев с религиозными организациями (постановление Правительства РФ от 30.06.01 № 490 «Положение о передаче религиозным организациям находящегося в федеральной собственности имущества религиозного назначения»);

— правила принятия в музей оружия (постановление правительства РФ № 814 от 21.07.98. «О мерах по регулированию оборота гражданского и служебного оружия и патронов к нему на территории Российской Федерации»);

— правила принятия в музей орденов и других наград (Указ Президента Российской Федерации от 02.03.94 № 442 «О государственных наградах Российской Федерации» (новая редакция), письмо МК РФ от 06.07.01 № 01-131/16-25 «О порядке приема государственных наград и документов к ним на постоянное хранение в государственные музеи Российской Федерации»).

Нормативно-правовые документы, регулирующие музейную деятельность, можно найти в Интернете на сайтах:

1) http://www.mincult.isf.ru

2) http://www.publisher.ru/Index2.htm

3) http://www.rosizo.ru/status/documents/index.html

Департамент независимой оценки музейных ценностей и предметов искусства.

Специалисты с опытом работы более 10 лет.

Звоните: (495) 636-28-62

Методические рекомендации: УЧЕТ И ПРОВЕРКА НАЛИЧИЯ МУЗЕЙНЫХ ЦЕННОСТЕЙ

Автор статьи: Л.Л. Брюшкова