Целью проверки наличия музейных коллекций является упорядочение учетной документации и получение реальной информации о наличии музейных предметов и музейных коллекций. Организация проверки, т.е. её порядок, методика, время проведения, сроки и другие вопросы обсуждаются и утверждаются протоколом ЭФЗК музея. Комиссия по проверке назначается приказом директора музея. Проверка наличия проводится на определенную дату, до которой просчитываются записи в учетной документации. Например, проверка проводится в 2006 году, а дата проверки определена «по 31 декабря 2005 года».
Результаты проверки наличия музейных коллекций основных фондов всех музеев утверждаются приказом федерального органа управления в сфере культуры. Результаты проверки научно-вспомогательных фондов музеев (в том числе и муниципальных) утверждаются органами управления в сфере культуры субъектов Российской Федерации (кроме музеев федерального подчинения).
Технология проверки музейных фондов может проводиться по-разному в разных музеях, поскольку определяется размером коллекций, состоянием учетной документации, количеством хранителей, состоянием хранительского оборудования и т.д., индивидуальными для каждого музея. В конечном итоге проверяется наличие предмета, его сохранность и соответствие записей об этом предмете в первичной учетной документации музея: в актах приема на ответственное хранение, в книгах поступлений, в инвентарных книгах и в специальных инвентарных книгах.
Разработанные формы документов по итогам проверки, предусматривают поколлекционную проверку наличия. Таким образом, в подсчеты должны войти все предметы данной коллекции, имеющей определенный шифр. Все предметы этой коллекции должны быть записаны в книгу поступлений полностью, а подавляющая их часть или все целиком должны пройти II ступень учета и запись в инвентарной книге (во всех её томах на дату проверки).
Если большая по объему коллекция находится на ответственном хранении у нескольких хранителей, рекомендуется составить промежуточные внутримузейные акты проверки на каждого хранителя, а затем оформить общий единый акт проверки данной коллекции, суммировав результаты всех внутримузейных актов по данной коллекции и указав в общем акте, за какую часть коллекции отвечает каждый хранитель.
Маленькие музеи с небольшим основным фондом могут оформить единый акт проверки на весь основной фонд в целом.
По результатам проведенной проверки наличия коллекций в музее оформляется пакет документов, включающий в себя следующие документы, которые представляются в виде оригиналов-подлинников.
Сопроводительное письмо
Акт проверки наличия, состоящий из текстовой части, таблиц фиксации итогов проверки по книге поступлений, по инвентарям II-ой ступени и по специальным инвентарям, а также приложений к акту проверки, сопровождаемых документамиобоснованиями (приложения 2,3,4).
Протокол заседания ЭФЗК музея, на котором утверждались итоги проверки (приложение 4).
Протокол заседания коллегии органа управления культуры субъекта Российской Федерации или федерального ведомства, в ведении которого находится музей. В документах по проверке наличия коллекций обязательно указывается организационно- правовой статус музея [см. «Закон о Музейном фонде ...», статья 26]. Материалы по проверке наличия фондов музеев, не являющихся юридическими лицами, могут представить учреждения, в структуре которых эти музеи находятся.
Порядок оформления документов по проверке наличия музейных коллекций и формы (образцы) этих документов указаны в письмах Минкультуры России:
от 02.06.98 № 01-109/16-25,
от 09.03.99 № 01-50/16-25,
от 23.01.01 № 01-19/16-25,
от 26.12.02 № 01-157/16-25.
В данном руководстве мы остановимся только на тех ситуациях, которые вызывают вопросы у большинства сотрудников музеев, проводящих проверку наличия коллекций.
Независимая оценка предметов старины, переоценка музейных ценностей.
Методические рекомендации: УЧЕТ И ПРОВЕРКА НАЛИЧИЯ МУЗЕЙНЫХ ЦЕННОСТЕЙ
Автор статьи: Л.Л. Брюшкова
Департамент независимой оценки
